«Академия online сформировала правила работы коллектива в эпоху карантинов»

С 17 марта Украина вступила в период карантина для борьбы с вирусом COVID-19. Интернет пестрит советами о том, как уберечься от заболевания человеку. И это важно. Однако, не менее необходимо решить следующий вопрос: а как же сегодня обеспечить работу предприятий и организаций в условиях ограничений? Ведь экономический кризис, срыв работы и возможное банкротство достаточно весомые проблемы, которые необходимо решить полностью или хотя бы минимизировать.

Исходя из мирового опыта карантинных мероприятий (к сожалению, многие мировые государства с более высокими уровнями экономики и стандартами жизни, странам приходится обеспечить ограничения ориентировочно 2-3 месяца. При таком раскладе, практически 100%, что карантины будут продолжены в Украине до конца апреля, а вероятнее до конца мая. Все экономические и организационные модели резко изменились. И просто пересидеть ничего не делая две недели не удастся. Нужно не только решать текущие задачи, но и подготовить коллектив к работе после карантина. Нет другого варианта, как обеспечить работу персонала из дома в условиях самоизоляции. В дни карантина понятие "online" стало еще более актуальным.

Например, Министерство здравоохранения Украины использует свои страницы в соцсетях для оперативного информирования о вирусе COVID-19. Также (как показывает практика) многие предприниматели довольно таки успешно (учитывая нынешние условия) используют данный формат работы для своей профессиональной деятельности. Ведь благодаря Интернету и ряду программ можно поддерживать коммуникацию внутри офиса, работники которого работают в удаленном режиме. Некоторые предприниматели сразу начали предлагать скидки клиентам, а также прием заказов через Интернет-платформы или телефонные звонки. К приятному удивлению к некоторым платным онлайн-курсам был открыт бесплатный доступ на период карантина, театры выкладывают для свободного пользования видео своих спектаклей, издательства предоставили возможность бесплатного (и легального) скачивания электронных изданий. Конечно же наиболее быстро смогли адаптироваться к удаленной работе представители сферы IT - ведь для них основное - ноутбук и хорошая скорость Интернета. Поэтому режим работы не составило такого количества проблем, как для представителей других сфер.

Для Украины работать «на удаленке» скорее исключение из правил, а для США и Китая – это современная практика. Но для многих представителей бизнеса (имеем ввиду, в первую очередь, малый) не совсем понятен механизм удаленной работы и те преимущества, которые он предоставляет на период карантина. Наша команда проанализировала соответствующую информацию. Основываясь на ней, мы подготовили обощенный ряд действий для перехода на удаленный режим. Будем очень рады, если это будут учитывать и использовать. Все замечание, дополнения, а также иные предложения мы готовы принять и рассмотреть.

Итак, что же нужно учесть при переходе на удаленную работу коллектива?

1. Разработать мотивационную записку, в которой обьяснить: как и почему коллектив переходит на удаленку. Важно показать каждому работнику, что тем самым организация сохраняет не только рабочие места, но и зарплату сотрудникам, и что в новых условиях от работы каждого зависит успех фирмы (предприятия) в сложившихся условиях.

2. Составить пошаговую инструкцию работы в новых условиях и прежде всего отработать ее с руководством компании. Это своего рода контрольный список. Важно, чтобы каждый руководитель подразделения или ответственный за направления работы вписал сюда важные для него пункты и был готов обеспечить ее выполнение. Также здесь необходимо прописать процес перехода на дистанционный режим работы (какие ресурсы нужны для этого, обьем задач для каждого, приблизительная длительность и др.).

3. "Перенести" структуру компании с режима офлайна в онлайн. И до этого у вас были коннекты онлайн (рабочий мессенджер - Viber, Telegram, WhatsApp; видеоконференции с партнерами - Skype, обмен письмами по e-mail). Теперь это важно перевести в формальную составляющую, не забывая сделать официальные приказы и ввести инструкции в действие (официально). Работники могут сделать видео- или фотоэкскурсии (как они создали себе рабочее пространство, как организовывают время, как обеспечивают решение задач, которые привычно делались в офисе и т.д.). Главный акцент этой составляющей - обеспечение постоянной связи и коммуникации между сотрудниками.

4. Каждый работник должен составить себе понимание (на свой взгляд) как работать на удаленке, организовать себе дома рабочее место, предупредить «домочадцев», что несмотря на то, что работник находится дома – он работает. Важно составить четкий тайминг и акцентировать на этом все внимание. Например, повесив график работы на холодильник с кофе-таймами, временем для проветривания и физическими упражнениями.

5. Контроль по решению заданий/задач. Здесь не обойтись без регулярных коммуникаций. Обеспечьте регулярные видеоконференции, где будет обсуждаться работа компании и сотрудники рассказывают о своих успехах, возможных недоработках и текущих задачах. Все должны привыкнуть к общению дистанционно. Да. Сначала будет трудно (особенно в случае, когда сотрудники сидели в офисах вместе по несколько человек).

Крутой площадкой для проведения видео-конференций и совещаний является продукт компании Google, а именно Гугл хенгаутс. В Hangouts можно общаться сразу с несколькими пользователями: • в групповом чате могут принимать участие до 150 человек. • видеовстреча доступна для пользователей до 10 (Gmail, G Suite Basic) или до 25 (G Suite для бизнеса и учебных заведений) человек. К групповому чату можно присоединиться только с помощью приложения Hangouts.

Социальная сеть Instagram позволяет проводить прямые эфиры для подписчиков аккаунтов. Аккаунт можно сделать закрытым и прямые трансляции будут видны только подписчикам аккаунта. Создав новый закрытый аккаунт в Инстаграм и добавив туда необходимую группу людей (например 15-20 человек) эфиры могут проводиться исключительно для этого сообщества пользователей. Другие люди не смогут просматривать их. Эфиры комментируются участниками в режиме онлайн. Тот, кто проводит эфир, видит вопросы участников и сразу на них отвечает. Также есть функция совместных эфиров. Трансляции удобно сохраняються как на гаджет, так и в самом аккаунте. Эфир в профиле можно пересмотреть в течение 24 часов, далее он исчезает.

Мессенджер Телеграм чрезвычайно удобен для создания чатов, куда можно присылать необходимые файлы, материалы, документы, фото и видео-материалы, которые могут иметь продолжительность как несколько минут, так и более часа. Мессенджер Телеграм сохраняет все материалы даже после удаления приложения с гаджета, является чрезвычайно удобным, данные чатов никуда не исчезают. Возможность проводить видео-конференции есть у мессенджера Facebook. Участники одного чата могут подключаться к видео-звонку и общаться в режиме онлайн.

6. Нужно четкое расспределение задач и ответсвенных. Руководителю нужно проанализировать зоны риска, варианты оптимизации функций с показателями контроля (своего рода КРІ). Возможны варианты, когда дополнительная работа появиться у каждого (временно). Если компания с численностью 100 и более человек, есть резон чаще контактировать с руководителями подразделений.

7. Организуйте работу над задачами и процесс контроля. Как только команда будет работать в режиме онлайн, установите незыблемое правило работать только через постановки конкретных задач и при этом ставить их не только подчиненным/коллегам, но и себе. Нужно каждому разьяснить, что это нужно не только руководителю, а и каждому в колективе в том числе. Так все будут понимать свои и общие задачи, дедлайны.

8. Важно актуализировать систему премий и штрафов. В кризисный период коллективу нужна дополнительная мотивация. Главное, чтобы работники понимали, что компания беспокоится о их возможности быть здоровыми и работать, получать необходимую заработную плату. Тогда сотрудники смогут сосредоточится на выполнении заданий, будут подходить к своей работе с энтузиазмом.

9. Нужно постоянно акцентировать внимание на результатах. Каждый должен понимать свой вклад. Главное, для успеха работы коллектива изменить работу в условиях карантина. Нужно спланировать какие услуги будут востребованы на этом этапе и после.

10. Постоянно напоминайте о личной безопасности, а также защищенности близких. Не нужно паниковать, но и успокаивать себя тем, что это простой грип или обычное заболевание не стоит. От этого зависит не только функционирование компании, но и самое важное - жизнь.

Мир уже не будет прежним, поэтому нужны новые услуги, новые цены и новые возможности логистики. В целом время требует новых подходов. Работать нужно над реализацией антикризисного плана и это важно. Если это будет кому-то полезно, прошу написать о Вашем примере в соцсетях с хештегом #TogetherAtHome . Пусть это будет дополнительным стимулом для других. Только общими усилиями мы сможем справиться с пандемией.
Алексей Кавылин, автор инициативы "Академия Online"
Які знання потрібні людині аби бути успішною в XXI сторіччі?
Виклики, з якими зараз зіштовхнувся світ, вимагають лідерів нового типу. Вже не достатньо звичної академічної освіти. Раніше можна було отримати достойну освіту раз у житті та потім працювати і удосконалюватись

Сучасний світ швидко змінюється
Нові IT-технології, штучний інтелект та глобалізація зміщує рамки свідомості і можливостей
Постійний розвиток - принцип безперервної освіти для бізнесу, влади на населення. І це є особливістю передового сучасного суспільства. Це поетапний і довічний процес, що забезпечує постійне розширення знань у соціумі

Нові технології для освіти. STEAM-освіта: в центрі уваги знаходиться не вчитель, а практичне завдання, яке потрібно вирішити. Навчальні лабораторії та використання VR-технологій у навчанні
Нові знання потрібні щоденно
Які вони мають бути? Як їх отримувати? Що потрібно запровадити в Україні, аби приєднатись до нових тенденцій цивілізованого світу?

ОЛЕКСІЙ КАВИЛІН
Ініціатива Академія Online запроваджена Головою наглядової ради ІПР Олексієм Кавиліним
ОЛЕКСІЙ КАВИЛІН
Ініціатива Академія Online запроваджена Головою наглядової ради ІПР Олексієм Кавиліним
Круглий стіл, презентація проекту (5.02.2020)
Контактна інформація:
ГО "ІПР"
тел.067-539-00-27
Made on
Tilda